Skontaktuj się z nami

Skontaktuj się z nami






Oceń ten artykuł!
[Total: 1 Average: 5]

eRzecznik w działaniach kryzysowych samorządów

Autor: admin

Data: Czerwiec 11, 2020

Komunikacja jest szczególnie ważna w trudnych momentach funkcjonowania każdej instytucji. Niezależnie od tego, czy mowa o dużej korporacji, instytucji publicznej czy samorządzie, sprawne przekazywanie informacji i czytanie nastrojów społecznych jest kluczowe w zażegnaniu kryzysu i niwelowaniu jego skutków. Dobrym partnerem w tych działaniach może okazać się eRzecznik, który może zająć się wieloma aspektami radzenia sobie z trudną sytuacją. Dowiedz się, jak radzić sobie z kryzysami i w jaki sposób eRzecznik może w tym pomóc.

Sytuacja kryzysowa – definicja

Na początek warto zapoznać się z samą sytuacją kryzysową i co oznacza to pojęcie. Zgodnie z ustawą z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym (Dz.U. 2007 nr 89, poz. 590) jest to: „wpływająca negatywnie na poziom bezpieczeństwa ludzi, mienia w znacznych rozmiarach lub środowiska, wywołująca znaczne ograniczenia w działaniu właściwych organów administracji publicznej ze względu na nieadekwatność posiadanych sił i środków”[1].

Dariusz Majchrzak nazywa ją stanem, „w którym narastające napięcia wewnętrzne lub zewnętrzne (pomiędzy systemami) powodują destabilizację funkcjonowania systemu i wymuszają podjęcie określonych kroków naprawczych, które mogą doprowadzić do zażegnania sytuacji kryzysowej, a przypadku działań nieskutecznych mogą przerodzić się w kryzys”[2]. O wiele krótszą definicję przekazują Katarzyna Sienkiewicz-Małyjurek oraz Franciszek R. Krynojewski, którzy sytuację kryzysową określają jako „zjawisko nieoczekiwane, nagłe, destabilizujące funkcjonowanie społeczności”[3].

W każdej z podanych wyjaśnień pojęcia „sytuacja kryzysowa” i powody jej wystąpienia różnią się. Jednak w każdym z nich pojawia się destabilizacja i ograniczenia w działaniu społeczności oraz administracji publicznej. To rzecz, co do której zgadzają się autorzy zarówno wspomnianej ustawy, jak i zacytowanych publikacji. Oprócz środków zaradczych bezpośrednio wpływających na powrót do stabilnego funkcjonowania bardzo ważna jest także przejrzysta komunikacja na linii samorząd-media-społeczność.

Media i public relations w działaniach kryzysowych samorządów

I tym razem warto najpierw zapoznać się z definicjami pojęć. Małgorzata Snarska PR określa jako „proces komunikowania, który poprzez stworzenie możliwości dialogu i interakcyjności działań oraz za pomocą określonych instrumentów i technik komunikacyjnych wzmacnia lub nawet kreuje związek organizacji z jej otoczeniem po to, aby stworzyć sytuację, w której nastąpi wyrównanie interesów organizacji i jej otoczenia oraz aby umożliwić funkcjonowanie organizacji i jej otoczenia w optymalnej dla obu stron rzeczywistości”[4]. Wartym uwagi jest także wyjaśnienie pojęcia przez Lidię Pokrzycką, która PR postrzega jako tworzenie i podtrzymywanie dwukierunkowej komunikacji tak z otoczeniem zewnętrznym, jak i wewnętrznym[5].

Warto tu zaznaczyć, że media czy public relations wskazują nie na możliwość, a konieczność występowania relacji partnerskich pomiędzy aktorami systemu komunikowania organizacji samorządowej. Tyczy się to zarówno mediów, jak i samej społeczności. Dlatego bardzo dużym błędem jest ignorowanie roli mediów przez aparat rządowy, a szczególnie jeśli traktuje się je jako „zło konieczne”. I choć czasem mogą pojawić się konflikty na linii prasa-samorząd, to modelowo powinny ze sobą współpracować. Tym bardziej w momencie zaistnienia kryzysu, aby jak najszybciej go zażegnać.

Narzędzia media relations samorządów w działaniach kryzysowych

Dzięki rozwojowi technologicznemu i mnogości kanałów informacji, samorządy mają dużą swobodę komunikacji. Dzięki temu odbiorcy mają możliwość pozyskiwania i upowszechniania informacji z wielu źródeł. Do komunikacji (szczególnie w sytuacjach kryzysowych) z mediami i społecznością oddelegowany jest przeważnie rzecznik prasowy jednostki, kierownik komórki odpowiedzialnej za komunikację lub komórki zarządzania kryzysowego. W ostatnich latach o wiele częstszym jest wykorzystywanie w takich sytuacjach zewnętrznych instytucji – takich jak eRzecznik – które posiadają odpowiednio wykwalifikowany i doświadczony zespół, który sprawnie i umiejętnie poradzi sobie z komunikacją w momentach kryzysu. Do narzędzi wykorzystywanych przez samorząd należą:

  • konferencje prasowe – odpowiednio szybko przeprowadzona konferencja prasowa pozwoli przejąć narrację przez samorząd,
  • internetowe biuro prasowe – dobrym źródłem informacji dla społeczności i mediów jest witryna internetowa samorządu, w ramach której można publikować komunikaty prasowe, materiały pokonferencyjne oraz inne informacje, które mogą być przydatne dla instytucji oraz osób z zewnątrz organizacji samorządowej,
  • media społecznościowe – z mediów społecznościowych korzysta coraz więcej osób (a popularne są już od wielu lat) i wiele instytucji samorządowych ma na nich profile; wykorzystanie ich w komunikacji kryzysowej jest bardzo ważne, wiele osób może tam zaglądać w celu uzyskania aktualnych informacji,
  • sprostowania – dotyczą szczególnie prasy oraz mediów, od których samorządy mogą oczekiwać sprostowania opublikowanych informacji, które nie zgadzają się ze stanem faktycznym.

Ważne jest jednak to, że wszystkie powyższe narzędzia muszą być wykorzystywane sprawnie. Jeśli użyje się ich zbyt późno, mogą nie odnieść oczekiwanego skutku, a czasem nawet pogorszyć sytuację. Właśnie dlatego wiele samorządów przekazuje kwestię komunikację firmom zewnętrznym, które radzą sobie z tym o wiele lepiej. Dzięki temu same instytucje administracyjne mogą zająć się faktycznym radzeniem sobie z sytuacją, pozostawiając media i public relations w innych rękach.

eRzecznik w działaniach kryzysowych samorządów – w czym może pomóc?

Poruszanie się po internecie i sprawna komunikacja jego kanałami może być uciążliwa dla osób niezaznajomionych z tym systemem. Korzystając z usług eRzecznika, można tę kwestię pozostawić w cudzych rękach.
W ten sposób kwestie związane z internetem – czyli internetowe biuro prasowe oraz zarządzanie mediami społecznościowe zostaną przeprowadzone w umiejętny i sprawny sposób. Oprócz tego eRzecznik zajmuje się kilkoma innymi aspektami istnienia organizacji w sieci.

Monitorowanie

W internecie mogą publikować swoje treści nie tylko oficjalne organizacje, ale także indywidualne osoby. W związku z tym, czasem w mediach społecznościowych czy na blogach mogą pojawiać się opinie na temat samorządu – czasem pochlebne, innym razem te mniej przyjazne. Niezależnie od nastawienia autora warto trzymać rękę na pulsie i odpowiednio reagować na wszelkie wzmianki dotyczące instytucji.

Reprezentacja w internecie

Aby wyróżnić sprawdzone i oficjalne dane w internecie warto poczynić ku temu odpowiednie kroki. Instytucja eRzecznika jest w stanie odpowiednio oznaczyć treści, aby można było być pewnym, że są rzetelne. Dodatkowo także zapobiega rozprzestrzenianiu się fałszywych i nieprawdziwych informacji. Zdusza je w zarodku i nie pozwala, aby dotarło do szerszego grona.

Niwelacja kryzysów wizerunkowych

Ze względu na swoje doświadczenie eRzecznik dysponuje odpowiednim modelem działań i rozwiązań. Dzięki temu może skutecznie i umiejętnie radzić sobie z kryzysami także w przypadku samorządów.

Jak działa eRzecznik?

Kampanie prowadzone przez eRzecznika podzielone są na trzy główne etapy, które pozwalają na dostarczenie usługi odpowiedniej do potrzeb i zaistniałej sytuacji.

  • analiza – eRzecznik przeprowadza wywiad, poznaje otoczenie oraz zaistniałą sytuację, ustala także słabości danej organizacji, dzięki czemu będzie wiedział, jak reagować,
  • przygotowanie – ustalenie odpowiedniej strategii działania, dostosowanie profili oraz kanałów komunikacji i uzyskanie dostępu do narzędzi pozwalających na monitorowanie mediów,
  • działanie – prowadzenie aktywnego monitoringu ustalonych fraz oraz komunikacji w imieniu organizacji, w trakcie działania sporządzane są regularne raporty z podejmowanych działań.

Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu eRzecznik dokładnie wie, jakie wyzwania przed nim czekają. W ten sposób może wykorzystać narzędzia, które pozwolą mu sobie z nimi poradzić i prowadzić komunikację samorządu na wysokim poziomie, sprawnie i z wysoką skutecznością.

Źródła:

  1. Art. 3. ust. 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym (Dz.U. 2007 nr 89, poz. 590).
  2. D. Majchrzak, Zarządzanie kryzysowe jako zorganizowane działania odpowiedzialnych organów i podmiotów, [w:] G. Sobolewski, D. Majchrzak (red.), Zarządzanie kryzysowe, Warszawa 2013, s. 30.
  3. K. Sienkiewicz-Małyjurek, F.R. Krynojewski, Zarządzanie kryzysowe w administracji publicznej, Warszawa 2010, s. 23.
  4. M. Snarska, Public relations instytucji publicznych na przykładzie niemieckich miast, Toruń 2009, s. 36-37.
  5. L. Pokrzycka, Public relations jednostek samorządu terytorialnego na przykładzie Lubelszczyzny, [w:] S. Michałowski, W. Mich (red.), Władza lokalna a media. Zarządzanie informacją – public relations – promocja jednostek samorządu terytorialnego, Lublin 2006, s. 251.
Oceń ten artykuł!
[Total: 4 Average: 5]

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Polecane

Marketing szeptany, a budowanie wizerunku marki w Internecie

Czytaj więcej >>

Czy seks sprzedaje? (wykorzystanie SEXu w marketingu)

Czytaj więcej >>

eRzecznik w działaniach kryzysowych samorządów

Czytaj więcej >>

Dlaczego nie warto przerywać działań marketingowych podczas pandemii koronawirusa?

Czytaj więcej >>

Pandemia koronawirusa a sprzedaż w e-commerce

Czytaj więcej >>

Kompetencje eRzecznika, a osoby prowadzącej kampanię marketingu szeptanego. Podobieństwa i różnice

Czytaj więcej >>

Czy w dzisiejszych czasach Growth hacking jest przydatny?

Czytaj więcej >>

Jak stać się sławnym na Instagramie i czy warto go włączyć w działania marketingowe?

Czytaj więcej >>
Ta strona wykorzystuje pliki cookie Używamy informacji zapisanych za pomocą plików cookies w celu zapewnienia maksymalnej wygody w korzystaniu z naszego serwisu. Mogą też korzystać z nich współpracujące z nami firmy badawcze oraz reklamowe. Jeżeli wyrażasz zgodę na zapisywanie informacji zawartej w cookies kliknij na na „x”. Jeśli nie wyrażasz zgody, ustawienia dotyczące plików cookies możesz zmienić w swojej przeglądarce